Ohjeisto sähköpostin lähettämiseen

Jotta voimme taata korkean palveluntason asiakkaillemme sekä tarjota korkealuokkaista sähköpostien toimitusta, pyydämme teitä tutustumaan sähköpostin lähettämiseen liittyvään ohjeistoomme huolella. Näitä sääntöjä noudattamalla pidät huolen myös siitä, että et riko käyttöehtojamme sähköpostin lähettämisen osalta.

1. Massapostitukseen liittyvien lakien ja käytäntöjen noudattaminen

Lähettäessäsi sähköposteja kohdelistoille järjestelmästämme, sinun tulisi huolehtia, että lähetettäväsähköposti on sisällöltään sekä osoitteistoiltaan hyvän sähköpostikäytännön sekä lakien mukaista. Suomen sisällä tapahtuvassa sähköpostiviestinnässä tulee noudattaa Lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014) .

Laki sähköisen viestinnän palveluista velvoittaa sinut muun muassa:

  • huolehtimaan, että sinulla on oikeutettu lupa tai vastaanottajan todistettava hyväksyntä viestien lähettämiseen,
  • ilmoittamaan osoitelähteen sähköpostiviesteissäsi, mikäli vastaanottajien ei voida olettaa sitä tietävän sekä
  • huomioimaan vastaanottajilta sähköpostin lähetyskiellot, eli jos esimerkiksi yksi vastaanottaja listaltasi on aikaisemmin kieltänyt sinua lähettämästä sähköpostia, tämä on huomioitava.

Hyviin käytäntöihin puolestaan kuuluu muun muassa:

  • sähköpostin lähettäminen ainoastaan vastaanoton sallineille henkilöille, esimerkiksi olemassa oleville asiakkaillesi tai markkinointirekisterillesi, joka on antanut suostumuksensa sähköpostin lähettämiseen;
  • ainoastaan sellaisen sähköpostin lähettäminen, jota vastaanottajat sinulta odottavat ja mitä he ovat tilanneet, kuten markkinointikyselyn vastauskutsujen lähettäminen markkinointiviestejä tilanneille vastaanottajille sekä
  • kuvaavien otsikkotietojen ja viestien kirjoittaminen lähettämiisi sähköposteihin.

Lähettäessäsi sähköpostia jonkun toisen nimissä tai puolesta, pidä huolta, että he tietävät mitä teet heidän nimissään.

Lisäksi suosittelemme noudattamaan myös yhdysvaltalaisen CAN-SPAM lain määrittämiä käytäntöjä, etenkin mikäli viestintänne ja kyselytutkimuksenne ovat suunnattu Yhdysvaltoihin, jolloin kyseistä lakia tulee noudattaa ehdottomasti. Lain selkokielinen ohjeisto on luettavissa osoitteessa:

http://business.ftc.gov/documents/bus61-can-spam-act-compliance-guide-business

Pyydämme myös tutustumaan Yhdysvaltalaisen Spamhaus Project:in laatimaan roskapostin määritykseen:

http://www.spamhaus.org/consumer/definition/

Pääsääntöisesti 100 % varmaksi roskapostiksi voidaan todeta sellainen sähköposti, joka:

  • ei ole vastaanottajan puolelta toivottu ja
  • on lähetetty massalähetyksenä usealle henkilölle samaan aikaan.

Kohdistamalla vastaanottajasi tarkasti ja varmistamalla, että he odottavat sinulta sähköpostia, voit varmistaa, että kyselyn vastauskutsu on vastaanottajien puolelta odotettu. Parantaaksesi vastausprosenttia kaikista kutsun vastaanottajista, suosittelemme tarjoamaan vastaanottajille jonkin konkreettisen syyn vastaamiseen, esimerkiksi tutkimuksen loppuraportin toimittamisen vastaajille.

2. Vastuu sähköpostien lähettämisestä

Sähköpostin lähettämisessä vastuu on aina sillä organisaatiolla, jonka nimissä sähköpostia lähetetään. Mikäli lähetät sähköpostia omissa nimissäsi, vastuu on siis sinulla. Mikäli puolestaan lähetät sitä jonkun toisen, esimerkiksi oman asiakkaasi nimissä, vastuu on kyseisellä organisaatiolla.

Tämä pätee myös sähköpostin lähettämiseen sekä sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisiin sanktioihin, joita lain puitteissa voidaan määrätä väärinkäytöstä. Mikäli havaitsemme roskapostitusta omien käyttöehtojemme vastaisesti tai lakien vastaisia sähköpostilähetyksiä, vastuu lähetetyistä viesteistä on sillä osapuolella, jonka kanssa käyttöehtosopimuksemme on solmittu.

3. Roskapostivalitukset

Jokaisella sähköpostin vastaanottajalla on oikeus ilmoittaa palveluntarjoajalleen minkä tahansa vastaanotetun sähköpostin olevan roskapostia. Näiden valitusten perusteella sähköpostipalveluntarjoajat päättelevät, voivatko samalta palvelimelta lähtöisin olevat viestit olla tulevaisuudessakin roskapostia.

Lähettäessäsi sähköpostia järjestelmästämme, lupaudut siihen, että lähettämäsi viestit ja kohderyhmäsi eivät aiheuta aiheettoman suuria määriä roskapostivalituksia. Pääsääntöisesti voit pitää tästä huolta kiinnittämällä huomiota muihin asettamiimme ohjeistoihin. Mikäli aiheutat paljon valituksia, vaarannat myös muiden käyttäjien mahdollisuuden saada omaa postiaan läpi kyseisillä palveluntarjoajilla. Voimme myös helposti tulkita suuren määrän roskapostivalituksia käyttöehtojemme rikkomiseksi.

4. Lupa lähettäjänimen ja lähettäjän sähköpostin käyttämiseen

Järjestelmämme lähettää viestit omasta osoitteestamme (@mainiosurvey.com), mutta massalähetyksissä ilmoittamasi sähköpostin lähettäjän nimi lisätään viestin lähettäjän eteen. Lisäksi vastausosoitteeksi asetetaan antamasi osoite. Näiden tietojen käyttämiseen sinulla tulee olla kyseisen henkilön lupa. Näissä tiedoissa suositellaan pääsääntöisesti käyttämään ainoastaan omaa nimeä sekä omaa sähköpostiosoitetta. Toisena henkilönä esiintyminen ilman heidän lupaansa voidaan tulkita yksityisyydensuojaan liittyvien lakien rikkomiseksi monissa maissa. Mikäli rikot tällaista lakia, sinun tulee huomioida, että olet siitä itse täydessä vastuussa. Mikäli meitä syytetään palveluntarjoajana rikkomuksista, jotka lähettämäsi viestit ovat aiheuttaneet, pidämme sinua täydessä vastuussa tästä teosta.

5. Lähetettävien viestien sisältö

Missään tapauksissa emme salli sähköpostin lähettämistä järjestelmästämme, joka ei liity palvelun käyttöön. Tähän sisältyy muun muassa markkinointisähköpostien lähettäminen ja aiheettomien kaupallisten linkkien sisällyttäminen sähköpostiviesteihin. Pääsääntöisesti sallimme viesteissä ainoastaan kyselyihin liittyvien linkkien sisällyttämisen, mutta mikäli haluatte esimerkiksi antaa lisätietoja yrityksestänne viestin yhteydessä linkin avulla, on se suotavaa.

Sähköpostitoimintoamme saa käyttää ainoastaan kyselytutkimusten vastauskutsujen lähettämiseen, eikä esimerkiksi minkäänlaiseen markkinointitarkoitukseen. Sähköpostiviestien sisällön tulee aina liittyä sitä koskevaan kyselytutkimukseen.